УТВЕРЖДЕНА

решением участковой

избирательной комиссии

избирательного участка № ___

от «___» ________ 20___г. № _____
ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в участковой избирательной комиссии


  1. Общие положения


    1. Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в участковой избирательной комиссии (далее – участковая комиссия).

Инструкция разработана на основании Федеральных законов
«Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», «Об архивном деле в Российской Федерации», «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», постановлений и иных нормативных актов ЦИК России, регламента территориальной комиссии, Закона Ярославской области «О выборах в органы государственной власти Ярославской области и органы местного самоуправления муниципальных образований Ярославской области», с использованием ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

1.2. Правила оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов участковой комиссии, а также лиц, привлекаемых по гражданско-правовым договорам.

1.3. Члены участковой комиссии, а также лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции.

1.4. Ведение делопроизводства в участковой комиссии осуществляет председатель участковой комиссии.

1.5. Ответственность за организацию делопроизводства в участковой комиссии, обеспечение сохранности документов и передачу их в вышестоящую избирательную комиссию, контроль соблюдения требований Инструкции несет председатель участковой комиссии.

1.6. Делопроизводство в участковой комиссии осуществляется с использованием журнала регистрации документов.

Работа основывается на принципе однократной регистрации документа.

1.7. Инструкция и изменения, вносимые в нее, принимаются решением участковой комиссии после согласования с территориальной избирательной комиссией.

2. Прием, регистрация и прохождение поступающих документов



2.1. Документы в участковую комиссию могут доставляться через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской или специальной связью, нарочным или передаются на личном приеме граждан председателю (заместителю председателя, секретарю) участковой комиссии.

2.2. Прием, первичная обработка и регистрация поступающих документов производится председателем участковой комиссии с использованием журнальной (приложение № 1) регистрации документов.

2.3. При вскрытии конвертов, поступающих фельдъегерской или специальной связью, по почте, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

2.4. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, председателем или секретарем участковой комиссии составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение № 2). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка «Документ получен в поврежденном виде».

2.5. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов либо договоры, претензии, исковые заявления.

2.6. При регистрации поступившего документа в регистрационный журнал обязательно вносятся следующие реквизиты: дата получения, вид документа, регистрационный (входящий) номер документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров.

Входящий номер и дата проставляются, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.

На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.

При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в регистрационном журнале делается соответствующая ссылка.

К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения.

2.7. Зарегистрированные документы рассматриваются председателем участковой комиссии, затем производится запись по исполнению документа в журнале регистрации (приложение № 1, колонки 7,8).

2.8. Исполненные документы списываются в дело председателем участковой комиссии (приложение № 1, колонки 9,10).

2.9. Обращения граждан регистрируются в отдельном журнале (реестре).
3. Основные требования к подготовке и оформлению документов

3.1. Документы оформляются на бланках установленной формы, изготовленных компьютерным способом (приложение № 3).

В участковой комиссии могут быть установлены следующие виды бланков:

бланк решения участковой комиссии;

бланк протокола заседания участковой комиссии;

бланк письма участковой комиссии.

3.2. Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение № 4).

3.3. При подготовке и оформлении документов члены участковой комиссии, а также лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны соблюдать правила оформления реквизитов документов, изложенные ниже.

3.3.1. Реквизит «Дата документа».

Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта – дата события.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например: 17.01.2013.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

17 января 2013 г.


3.3.2. Реквизит «Регистрационный номер документа».

Например, для входящих документов – это порядковый номер, для исходящих документов – индекс дела по номенклатуре и, через косую черту, порядковый номер документа.

3.3.3. Реквизит «Ссылка на исходящий номер и дату документа» включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.3.4. Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу.

Документы адресуются в вышестоящую избирательную комиссию, в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:
Территориальная избирательная комиссия

Большесельского района
Если документ адресуется организации, сначала указывается наименование организации в именительном падеже, затем – почтовый адрес, например:

Избирательная комиссия

Ярославской области
Советская ул., д.3 Ярославль,

150000
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221
«Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи».

При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Агеевой А.И.
ул. Космонавтов, д. 42, г. Ростов,

Ярославская область, 152540
3.3.5. Реквизит «Гриф утверждения документа».

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек прописными буквами и на следующей строке – наименование должности, подпись, инициалы
и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения,
например

УТВЕРЖДАЮ

Председатель участковой

избирательной комиссии

избирательного участка №___

_____________ И.О. Фамилия

Дата

При утверждении документа решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек и прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

решением участковой избирательной

комиссии избирательного участка №__

от 15 февраля 2013 г. № 28/35
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.

3.3.6. Реквизит «Резолюция» (указания по исполнению документа).

Указания по исполнению документа могут быть написаны от руки председателем участковой комиссии на подлиннике документа на свободном от текста месте или оформлены на отдельном листе формата
А6 (105x147), приложенном к документу. Резолюция может включать фамилию и инициалы исполнителей, при необходимости – содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:
Сизову А.Ю.

Григорьеву В.С.
Прошу подготовить ответ к 15.02.2013
Личная подпись председателя УИК

Дата
3.3.7. Реквизит «Заголовок к тексту».

Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: «о чем (о ком)?», например:
Распоряжение
О создании Экспертной комиссии
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Документы, оформленные на бланках формата А5, указания по исполнению документа, телеграммы не озаглавливаются.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма – от границы левого поля.

3.3.8. Реквизит «Текст документа».

Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы или
соединения этих структур.

Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей.
В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать только заключительную часть (например, письмо, заявление – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, ранее изданных ЦИК России, избирательной комиссией субъекта Российской Федерации, территориальной или участковой комиссией, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

Тексты документов большого объема могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например:

1. Раздел

1.1. Подраздел

1.1.1. Пункт
Абзацы внутри пунктов не нумеруются.

В письмах используют следующие формы изложения:

от 1-го лица множественного числа («Просим направить информацию...», «Направляем на заключение проект...» и др.);

от 3-го лица единственного числа («участковая комиссия не считает возможным...», «территориальная комиссия предлагает рассмотреть возможность...»).

3.3.9. Реквизит «Отметка о наличии приложений».

Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:
Приложение: на 15 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:


Приложение:

1.

Положение об экспертной комиссии на 15 л. в 1 экз.




2.

Примерная номенклатура дел на 14 л. в 1 экз.


Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:


Приложение:

письмо участковой избирательной комиссии избирательного участка №___ от 15.11.2010 № 01–21/450 и приложение к нему, всего на 12 л.


Если в документе, к которому относится приложение, оно
не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому решению (распоряжению) приложение относится, например:

Приложение
к решению участковой избирательной комиссии избирательного участка №___

от 11 января 2013 г. № 11/25-5

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение № 1, приложение № 2 и так далее.

3.3.10. Реквизит «Подпись». На каждом документе ставится подпись и указывается должность лица, подписывающего документ, инициалы и фамилия подписавшего его лица.

В состав подписи входят: полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Председатель

участковой избирательной

комиссии избирательного

участка №___ личная подпись инициалы, фамилия
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или иное лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.
Не допускается подписывать документы с предлогом «за», надписью от руки «Зам.» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Председатель

участковой избирательной

комиссии избирательного

участка № _____ личная подпись инициалы, фамилия
Секретарь

участковой избирательной

комиссии избирательного

участка № ___ личная подпись инициалы, фамилия

3.3.11. Реквизит «Оттиск печати».

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «М.П.».

3.3.12. Реквизит «Отметка о заверении копии».

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется отметка о заверении копии – заверительная надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:
Верно

Председатель участковой избирательной

комиссии избирательного участка № ___

личная подпись инициалы, фамилия

Дата
При необходимости при заверении копии документа может быть проставлено время заверения (например, при заверении копий протоколов об итогах голосования).

Отметка о заверении копии может быть дополнена указанием количества листов копии. Допускается заверять отметкой о заверении копии каждый лист копии документа.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись удостоверяется печатью.
3.3.13. Реквизит «Отметка об исполнителе» включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона с кодом региона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:
В.Л. Зубарев
(4852) 32-85-31
3.3.14. Реквизит «Отметка об исполнении документа».

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись председателя участковой комиссии.


4. Организация работы с исходящими (отправляемыми) документами


4.1. Исходящие документы печатаются на бланках установленной формы и оформляются в соответствии с положениями Инструкции.

4.2. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) адрес организации или гражданина.

4.3. Исходящие письма направляются за подписью председателя участковой комиссии на бланке письма.

4.4. Подписанные письма и телеграммы регистрируются в журнале исходящей корреспонденции.

Если отправляемый документ является ответом на входящий документ, необходимо приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.

4.5. При оформлении исходящего документа ему присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле. Нумерация исходящих документов осуществляется в пределах календарного года.

При регистрации исходящего документа в регистрационном журнале обязательно указываются следующие реквизиты: данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, исполнитель документа, его соисполнители, а также кем он был подписан.

4.6. Документы, направляемые гражданам по домашнему адресу, отправляются через почтовое отделение связи заказными письмами.

4.7. Исходящие документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. Корреспонденция неслужебного характера, в том числе личная корреспонденция, к отправке не принимается.

4.8. Копии исходящих документов помещаются в дело.
5. Подготовка, оформление, выпуск, учет документов, рассматриваемых на заседаниях участковой комиссии
5.1. Представляемые к рассмотрению на заседании участковой комиссии документы должны включать озаглавленный проект решения с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании участковой комиссии, либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании участковой комиссии, при необходимости – пояснительную записку по рассматриваемому вопросу.

5.2. Перед началом заседания секретарь участковой комиссии регистрирует приглашенных на заседание лиц, список которых представляется председателю участковой комиссии.

5.3. На заседании участковой комиссии ведется протокол и может производиться аудиозапись (видеозапись).
5.4. Выпуск документов, рассмотренных на заседании участковой комиссии.
5.4.1. Документы, рассмотренные на заседании участковой комиссии, в случае, если в ходе заседания вносились изменения, должны быть доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и разосланы.

5.4.2. Срок доработки документов не должен превышать трех рабочих дней после дня заседания.

5.4.3. При доработке документа в текст вносятся согласованные в ходе заседания изменения. В случае принятия участковой комиссией решения о необходимости контроля за выполнением решения его текст дополняется пунктом, в котором назначаются лица, ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения.

5.4.4. Решение подписывается председателем и секретарем участковой комиссии.

5.4.5. После подписания документы регистрируются председателем участковой комиссии. На документах проставляется регистрационный номер.

5.4.6. Решения нумеруются согласно приложению № 4 (образец решения участковой избирательной комиссии) в хронологической последовательности в пределах срока полномочий участковой комиссии.

Номер решения состоит из номера протокола заседания и порядкового номера решения, разделенных косой чертой (например: 1/8).

5.4.7. Председатель участковой комиссии тиражирует документы в необходимом количестве. На каждой копии документа проставляется печать, удостоверяющая подписи председателя участковой комиссии и секретаря участковой комиссии (без воспроизведения подписей).

5.4.8. Копия решения участковой комиссии направляется гражданину в случае, если его обращение в комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании участковой комиссии.
5.5. Оформление протокола заседания участковой комиссии.

5.5.1. Протокол заседания участковой комиссии оформляется на бланке в срок, установленный регламентом участковой комиссии.

5.5.2. Текст протокола заседания участковой комиссии состоит из двух частей – вводной и основной.

5.5.3. В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы председателя участковой комиссии (председательствующего), а также присутствующих заместителя председателя участковой комиссии, секретаря участковой комиссии и членов участковой комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, и лиц, приглашенных на заседание.

Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.

5.5.4. Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании,
и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).

Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога «О» или «Об». По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация).

5.5.5. Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Структура каждого раздела строится по следующей схеме:

«СЛУШАЛИ» - указывается рассматриваемый вопрос повестки дня;

«ДОКЛАДЫВАЕТ» - указывается фамилия и инициалы члена участковой комиссии, докладывающего вопрос;

«ВЫСТУПИЛИ» - указываются фамилии и инициалы членов территориальной комиссии, выступивших при обсуждении вопроса;

«РЕШИЛИ» - излагается сущность принятого решения по рассматриваемому вопросу повестки дня;

«ГОЛОСОВАЛИ» - фиксируются результаты голосования (например: за – 10, против – 0, воздержались – 0. Решение принято единогласно)

5.5.6. Протокол заседания подписывается председательствовавшим на заседании и секретарем участковой комиссии.

5.5.7. Протоколы заседаний нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий участковой комиссии.

5.5.8. Протоколы заседаний участковой комиссии, приобщенные к ним решения вместе с материалами, послужившими основанием для их принятия, особыми мнениями членов участковой комиссии хранятся у председателя участковой комиссии, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются в вышестоящую избирательную комиссию.

5.5.9. Учет протоколов заседаний участковой комиссии и приобщенных к ним решений ведется по Реестру учета решений участковой комиссии (приложение № 5).
6. Контроль исполнения документов и поручений

6.1. Контролю исполнения подлежат:

поручения, содержащиеся в постановлениях и других документах ЦИК России, Избирательной комиссии Ярославской области, территориальной избирательной комиссии;

поручения, содержащиеся в решениях участковой комиссии;

письменные поручения председателя участковой комиссии;

входящие документы;

письма граждан;

исходящие документы, требующие ответа;

поручения, содержащиеся в протоколах заседаний участковой комиссии.

6.2. Контроль исполнения документов, указанных в подразделе 6.1 Инструкции (за исключением исходящих документов), по существу затронутых в них вопросов осуществляет председатель участковой комиссии.

6.3. Контроль исполнения исходящих документов, в том числе за своевременностью получения ответов на запросы участковой комиссии, осуществляет председатель участковой комиссии.

6.4. Сроки исполнения поручений, содержащихся в решениях участковой комиссии, письменных поручений председателя участковой комиссии определяются этими документами.

Если последний день исполнения приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

6.5. Ответственность за своевременное и полное внесение в регистрационный журнал сроков исполнения документов и информации о состоянии исполнения документов, контроль сроков исполнения документов возлагаются на председателя участковой комиссии.

6.6. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам.

7. Изготовление и использование печатей

7.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, проставления отметок о получении, регистрации документов в участковой комиссии используется печать участковой избирательной комиссии.

7.2. Изготовление печатей участковых избирательных комиссий осуществляется Избирательной комиссией Ярославской области.

7.3. Печати участковых комиссий выдаются председателю территориальной избирательной комиссии под подпись в журнале учета печатей и штампов Избирательной комиссии Ярославской области. Председатель территориальной избирательной комиссии выдает печати председателям участковых избирательных комиссий под подпись в журнале.

7.4. Печать участковой комиссии должна храниться в надежно закрываемом и опечатываемом в нерабочее время сейфе или металлическом шкафу.

7.5. Председатель участковой комиссии осуществляет контроль за правильностью хранения и использования печати.

7.6. Пришедшие в негодность печати сдаются в территориальную избирательную комиссию, а затем – в Избирательную комиссию Ярославской области.
8. Формирование дел и передача их в вышестоящую избирательную комиссию
8.1. Оформление дел, законченных делопроизводством, формирование и текущее хранение дел в участковой комиссии.
Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями Инструкции, списываются председателем участковой комиссии в дело.

Исполненные документы формируются в дела в соответствии с данной Инструкцией.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, списании в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены в дело.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.

При формировании дел соблюдаются следующие требования:

документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;

в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

документы, подлежащие возврату, в дело не помещаются;

в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, указания по исполнению документов и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

каждое дело не должно превышать 250 листов, при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).

При включении в дело факсограммы делается ее ксерокопия, которая подшивается в дело. Подлинник факсограммы уничтожается с проставлением отметки об уничтожении на ксерокопии.

В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле
до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения.

В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа, при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Протоколы заседаний участковой комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию участковой комиссии помещаются после соответствующего протокола.

В деле «Переписка» исходящий (ответный) документ помещается после входящего. При возобновлении переписки по вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются
в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.

В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года – вверху, первым.

Дела с момента их заведения и до передачи в вышестоящую избирательную комиссию находятся у председателя участковой комиссии.

Протоколы заседаний, решения участковой комиссии, списки приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры решений с соответствующими приложениями, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании участковой комиссии, до передачи в вышестоящую комиссию находятся у председателя участковой комиссии.

За сохранность документов и дел ответственность несет председатель участковой комиссии.

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей документов в вышестоящую избирательную комиссию проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел.

Вышестоящая избирательная комиссия проводит проверку наличия и состояния документов и дел при перемещении дел, возврате дел, смене председателя участковой комиссии.

Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.
8.2. Оформление дел производится в соответствии с инструкцией по делопроизводству в участковой избирательной комиссии.

9. Ответственность

9.1. Члены участковой комиссии несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.

9.2. Ответственность за организацию делопроизводства в участковой комиссии, обеспечение сохранности документов и передачу их в территориальную избирательную комиссию, контроль за соблюдением требований Инструкции несет председатель участковой комиссии.

Приложение № 1
к Инструкции по делопроизводству
в участковой избирательной комиссии


Форма регистрационного журнала входящих документов


Дата получе-ния

Регистра-ционный номер

Коррес-пондент

Номер

и дата

документа

Содер-жание

Кол.листов/кол. экз.

Резолюция

Срок испол-нения

Отметка об испол-нении

Номер дела

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Форма регистрационного журнала исходящих документов


Дата отправления документа

Регистрационный номер

Адресат

Краткое содержание документа

Кто подписал документ

Исполнитель

Номер дела

с копией

исходящего документа

1

2

3

4

5

6

7


Приложение № 2
к Инструкции по делопроизводству
в участковой избирательной комиссии


АКТ

Мы, нижеподписавшиеся ______________________________________

__________________________________________________________________, составили настоящий акт о том, что «______» __________________ 20___ г. при вскрытии пакета ________________________________________________

в нем не оказалось __________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

Подписи: _________________
_________________


Приложение № 3

к Инструкции по делопроизводству
в участковой избирательной комиссии

избирательного участка №____

Формы бланков, используемых в участковой комиссии

Образец бланка протокола заседания УИК

УЧАСТКОВАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

ИЗБИРАТЕЛЬНОГО УЧАСТКА №_____

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ

____________________ №_________

дата

______________________________________________

место проведения

Председатель ____________________ ________________

подпись И.О. Фамилия

Секретарь ____________________ ________________

подпись И.О. Фамилия


Образец бланка решения УИК
УЧАСТКОВАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

ИЗБИРАТЕЛЬНОГО УЧАСТКА №____
РЕШЕНИЕ

_____________________ № _________/_______

дата порядковый порядковый

номер заседания номер

УИК решения
___________________________________________________________

наименование решения

Председатель

участковой избирательной комиссии ___________________ ______________________

подпись И.О. Фамилия
Секретарь

участковой избирательной комиссии ______________ ________________

подпись И.О. Фамилия

Образец бланка письма УИК
УЧАСТКОВАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

ИЗБИРАТЕЛЬНОГО УЧАСТКА № ____
_________________________________________________________________

адрес: почтовый индекс, наименование муниципального образования, улица, номер дома
_______________ № ____________

На № ____________ от ______________

Приложение № 4
к Инструкции по делопроизводству
в участковой избирательной комиссии
Требования к документам, изготовляемым с помощью
печатающих устройств, и к файлам текстовых документов



  1. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются, как правило, через один межстрочный интервал.

Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются через два межстрочных интервала.

  1. Название вида документа печатается прописными буквами.

  2. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), допускается продлевать его до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

  3. Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатается
    на уровне последней строки наименования должности с использованием комбинации клавиш Shift – Ctrl – Пробел между инициалами и фамилией.

  4. Создание, форматирование и вывод на печать документов производится на компьютерах с использованием текстового процессора
    MS Word.

  5. При форматировании документов обязательно работать с включенной клавишей «Непечатаемые знаки» (¶), чтобы видеть на экране все служебные символы.

  6. При форматировании текста документов используется стиль, который имеет следующие параметры:

  • Шрифт TimesNewRoman

  • Размер 14 пунктов

  • Отступ слева 0 см

справа 0 см

  • Интервал перед 0 пунктов

после 0 пунктов

  • Межстрочный интервал одинарный

  • Первая строка отступ на 1,25 см

  • Выравнивание по ширине

  1. При форматировании таблиц необходимо соблюдать следующие требования:

таблица всегда должна иметь название, которое выравнивается
центру документа;

таблица выравнивается по центру листа;

заголовки столбцов и строк выравниваются по центру ячейки;

данные в ячейках таблицы выравниваются по высоте по середине ячейки;

продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее столбцов (или номеров столбцов);

строки таблицы переносятся на новый лист документа исключительно целиком;

ширина и высота таблицы не должны превышать размеры полей документа.

  1. Размеры полей документа должны иметь следующие параметры:

  • верхнее 2,0 см

  • нижнее 2,0 см

  • левое 3,0 см

  • правое 1,5 см

От края до колонтитула:

  • верхнего 1,25 см

нижнего 1,25 см

  1. При подготовке документов используют следующие реквизиты:

  • наименование организации;

  • наименование вида документа;

  • ссылка на регистрационный номер и дату документа;

  • место составления или издания документа;

  • адресат;

  • гриф утверждения документа;

  • заголовок к тексту;

  • текст документа;

  • отметка о наличии приложения;

  • подпись;

  • гриф согласования документа;

  • отметка об исполнителе.

  1. Реквизиты (кроме текста документа и адресата), состоящие
    из нескольких строк, печатают со следующими параметрами:

  • Шрифт TimesNewRoman

  • Размер 14 пунктов

  • Отступ слева 0 см

справа 0 см

  • Интервал перед 0 пунктов

после 0 пунктов

  • Межстрочный интервал одинарный

  • Отступ первой строки нет

  • Выравнивание по центру

  1. Реквизит «Адресат» печатают со следующими параметрами:

  • Шрифт TimesNewRoman

  • Размер 14 пунктов

  • Отступ слева 7 см

справа 0 см

  • Интервал перед 0 пунктов

после 0 пунктов

  • Межстрочный интервал одинарный

  • Отступ первой строки нет

  • Выравнивание по центру

Если составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Гриф согласования документа», «Отметка о наличии приложения» не умещаются на одной строке, то разрыв строки в нужном месте производится с помощью символа «Разрыв строки» (комбинация клавиш Shift – Enter), например:

Согласовано
Руководитель Росархива
А.Н. Артизов


  1. При оформлении документов на двух и более страницах вторая
    и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без всяких знаков препинания.

Если документ имеет приложение, то оно печатается с новой страницы.

  1. Для выявления и исправления возможных ошибок в правописании в сформированных файлах рекомендуется осуществлять проверку документов, используя системы проверки правописания.

  2. Каждый документ со всеми приложениями к нему помещают
    в отдельный файл (если приложения созданы одним процессором). Внутри файла сам документ и каждое приложение помещают в отдельные разделы.

  3. Все реквизиты документа отделяют друг от друга одной пустой строкой, образуемой символом абзаца (клавиша Enter). В тексте
    не должно встречаться более двух символов абзаца подряд.

  4. Не допускается писать слова с разрядкой, вставляя пробелы между буквами в словах. Не допускается использование пробелов для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. В тексте не должно встречаться подряд более одного символа пробела.

  5. Не допускается использование в русских словах сходных по начертанию латинских букв (A, a, B, C, c, E, e, H, K, M, O, o, P, p, r, X, x, y).

  6. Не допускается использование символа табуляции (→) для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. Абзацный отступ устанавливают в меню Формат/Абзац или с помощью верхнего движка на горизонтальной линейке.

  7. Не допускается использование символа «-» для обозначения переноса. Вместо него следует использовать символ мягкого переноса
    (комбинация клавиш Ctrl – «-»).

  8. Для написания римских цифр должны использоваться заглавные буквы латинского алфавита (I, V, X, C, D, L, M). Использование для этой цели русских букв и арабских цифр не допускается.

  9. Вместо буквы «Ё» должна употребляться буква «Е» (кроме имен собственных при наличии подтверждающих документов).

  10. Реквизит «Наименование вида документа» должен быть выровнен по центру и должен представлять собой один абзац, то есть внутри текста каждого реквизита не должно быть символа абзаца. Не допускается использование символа абзаца для прерывания строки в произвольном месте, для этого следует использовать символ разрыва строки (комбинация клавиш Shift – Enter).




Приложение № 5
к Инструкции по делопроизводству
в участковой избирательной комиссии

РЕЕСТР УЧЕТА РЕШЕНИЙ УЧАСТКОВОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ

Регистрационный

номер

Дата

принятия

Наименование решения

Кол-во

листов

Кол-во

приложений

Исполнитель

1

2

3

4

5

6



Председатель участковой избирательной комиссии

избирательного участка № ____


Post_468-5pr2

страница 1


скачать

Другие похожие работы: